Vereinsarchiv – (Un)Kraut Marburg

Hinweis vom 4. November 2026: Das Vereinsarchiv wird nur noch vom Mariana Cannabis Social Club Marburg e. V. (künftig CSC (Un)Kraut Marburg e. V.) für seine eigenen Mitglieder genutzt. Für alle Daten im Archiv gilt deshalb dessen Datenschutzinformation (Fassung 1.3 vom 4. November 2026); Fragen bitte an datenschutz@unkraut-marburg.de. Die folgenden Absätze beschreiben den früheren Betrieb durch den Dachverband. Sie sind nicht mehr in Gebrauch und bleiben nur zur Nachvollziehbarkeit stehen.

Geltungsbereich dieser Erklärung: Diese Fassung gilt ausschließlich für den internen Vorstandsbereich (vereinsarchiv-vorstand), zugänglich für Ansprechpersonen, Vorstände, Bereichsleitungen und die Verwaltung. Für den öffentlichen, ohne Anmeldung zugänglichen Teil des Vereinsarchivs gilt eine eigene, gesonderte Datenschutzerklärung, die zu gegebener Zeit veröffentlicht wird.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Vereinsarchiv im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Mariana Cannabis Social Club Marburg e.V.
Vertreten durch den Vorstand
Eingetragen beim.

Anfragen zum Datenschutz können über den Support gestellt werden: kontakt@unkraut-marburg.de

Für Auskunft, Berichtigung und Löschung schreibst du an kontakt@unkraut-marburg.de. Diese Adresse führt zum Zweigvereinsmanagement des Dachverbands; von dort wird deine Anfrage an die Stelle weitergegeben, die die Daten wirklich verarbeitet, und du bekommst eine Antwort von dieser Stelle. Der Absender unserer Bestätigungsmails (vorstand@unkraut-marburg.de) ist ein Versandpostfach und keine Kontaktadresse.

2. Was das Vereinsarchiv ist

Das Vereinsarchiv ist eine interne Anwendung, in der Sitzungen der Anbauvereinigung dokumentiert werden. Sitzungen werden aufgezeichnet, aus der Aufnahme entstehen ein Wortprotokoll und eine Zusammenfassung, dazu werden Kennzahlen und Unterlagen der Vereine verwaltet. Außerdem stellen Vorstände dort Anträge auf Finanzeinsicht, und der Dachverband führt mit den Vereinen den Vereinsdialog. Ein öffentlich für Mitglieder zugänglicher Teil steht einem internen, nur dem Vorstand zugänglichen Teil gegenüber.

Außerdem führt das Archiv die Mitgliederverwaltung der Zweigvereine. Die Grundlage sind die Mitgliederdaten aus dem Mitgliederportal TerpTrain. Darüber schreiben die Vorstände Rundmails an ihre Mitglieder, und die Mitglieder können dem Vorstand über einen persönlichen Link antworten.

Außerdem unterstützt das Archiv die Vorstände beim Antrag auf ein eigenes Vereinskonto (Bankkonto und PayPal-Konto).

Außerdem können die Zweigvereine im Archiv ihre Finanzen führen: Kassenbuch für Bank, PayPal und Bargeld, Belege, Freigaben, Haushalt, Rechnungen, Berichte und Kassenprüfung. neu

3. Welche Daten verarbeitet werden

Datenart	Beispiele
Sitzungsaufnahmen	Tonaufnahmen von Sitzungen und Mitgliederabenden.
Wortprotokolle	Aus den Aufnahmen erzeugter Text, einzelnen Sprechern zugeordnet.
Zusammenfassungen	Automatisch erstellte Kurzfassungen mit Beschlüssen, Fragen und Aufgaben.
Namen und Beiträge	In Protokollen und Zusammenfassungen können Namen von Anwesenden und ihre Wortbeiträge erscheinen.
Namenssperren	Auf Widerspruch hin als Name gesperrte Einträge, mit gesicherter ursprünglicher Fassung zur Umkehrbarkeit.
Zugangsdaten	E-Mail-Adressen der Funktionsträger, Anmeldezeitpunkte, technische Sitzungsdaten.
Vereinskennzahlen	Zahlen zu den einzelnen Vereinen, verschlüsselt gespeichert; darunter der jeweilige Anteil am solidarischen Gesamtkonzept.
Einsichts-Entscheidungen	Ob der Vorstand eines Vereins der Einsicht der zuständigen Bereichsleitung in die Vereinsdaten zugestimmt oder widersprochen hat.
Unterlagen	Hochgeladene Dokumente wie Satzungen, Protokolle, Bescheide, Tabellen und Bilder.
Unterlagenpaket zur Beitragsordnung neu	Angaben zum Verein, seine geplanten Zeitpunkte für Lizenz, Anbau und Abgabe, seine Kosten und Einnahmen, die errechneten Beiträge und Darlehensanträge. Dazu die Mailadresse der Person, die das Paket abgelegt oder gesendet hat. Keine Mitgliederdaten: es gehen nur Zahlen über Mitglieder hinaus, keine Namen und keine Einzelangaben.
Unterschriften	Im Archiv geleistete Unterschriften als Bild in der PDF, dazu wer wann unterschrieben hat.
Anträge auf Finanzeinsicht	Angaben zum Verein, Name, Vorstandsfunktion und private Wohnanschrift der antragstellenden Person, Unterschrift, Tag und Weg des Versands.
Vereinsdialog	Einträge aus Gesprächen mit den Vereinen und aus ihren Selbstauskünften, zum Teil verschlüsselt gespeichert; Einladungen mit der Empfängeradresse.
Versandprotokolle	An wen und wann das Archiv eine Mail verschickt hat, etwa einen Antrag, eine Erinnerung oder eine Einladung.
Eingereichte Punkte	Von Mitgliedern eingereichte Fragen und Vorschläge, ohne Namensabfrage.
Zugriffsprotokoll	Aufzeichnung, welche Adresse wann welche internen Inhalte geöffnet hat.
Mitgliederdaten	Mitgliedsnummer, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift, Geburtsdatum, Status, Eintritt und Austritt, Zuordnung zum Verein. Übernommen aus dem Mitgliederportal TerpTrain, verschlüsselt gespeichert.
Zahlungs- und Supportdaten	Angaben zu Zahlungen, Abos und Bankverbindung, Supportanfragen mit Verlauf, Notizen sowie Moderationsmaßnahmen, Sperren und Meldungen aus der Community. Aus TerpTrain übernommen, getrennt und mit eigenen Schlüsseln verschlüsselt, nur für die Verwaltung oder nach einzelner Freigabe sichtbar.
Rundmails	Betreff, Text, Bilder, Dateianhänge, Termin, Empfängerkreis, Versandstatus je Empfänger, Fehlermeldungen bei nicht zustellbaren Adressen. neu Zugang zum Vereinspostfach (freiwillig): Hinterlegt der Vorstand das Postfach des Vereins (@unkraut-marburg.de), speichert das Archiv die Adresse, wer sie wann eingetragen hat, und das Passwort. Das Passwort liegt verschlüsselt im Tresor der Datenbank (Supabase Vault); niemand kann es im Archiv wieder ansehen, auch nicht die Verwaltung. Nur der Versanddienst meldet sich damit beim Mailanbieter des Vereins (MXroute) an, um die Rundmails dieses Vereins zu verschicken. Schaltet der Vorstand das Postfach ab, wird das Passwort überschrieben. Zu jeder verschickten Rundmail-Mail wird festgehalten, über welches Postfach sie ging.
Rückmeldungen der Mitglieder	Lesebestätigung, Zu- oder Absage zu einem Termin mit Personenzahl, Antworten auf Terminumfragen, Abmeldung von Rundmails.
Nachrichten an den Vorstand	Was ein Mitglied über seinen persönlichen Link an den Vorstand schreibt, verschlüsselt gespeichert, mit der Antwort des Vorstands.
Glückwünsche zum Vereinsjubiläum	Dass und wann ein Mitglied zum Jahrestag seines Eintritts eine Mail bekommen hat.
Nachweis der Zugriffe auf Mitgliederdaten	Wer wann welche Liste, Akte oder Ausfuhr geöffnet hat.
Finanzangaben je Mitglied	Rechnungen, Zahlungen, Rückbuchungen, offene Beträge und Token-Guthaben aus dem Mitgliederportal TerpTrain, verschlüsselt gespeichert. neu Zahlungseingänge auf dem Vereinskonto ordnet der Vorstand den Mitgliedern zu und gleicht sie mit diesen Rechnungen ab (Mitgliedsnummer, Name, Betrag; die IBAN nur, wenn sie für den Verein freigegeben ist). Schaltet der Vorstand es frei, sieht dabei auch der Kassenwart Name, Mitgliedsnummer und offene Beträge.
Prüfwerte für Doppelmitgliedschaften	Aus Name und Geburtsdatum sowie aus der E-Mail-Adresse gebildete Prüfwerte. Aus ihnen lassen sich Name, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse nicht zurückrechnen. Dazu der Vermerk „kein Doppel“ mit Grund, wenn ein Vorstand einen Treffer prüft.
Austritte	Austrittsdatum, Kündigungseingang und das daraus berechnete Ende der Mitgliedschaft.
Datenauskunft und Löschanträge	Wer wann eine Auskunft erstellt hat; Löschanträge mit Datum, Grund und Erledigung.
Vereinskonto	Angaben zum Antrag: Name und Funktion der antragstellenden Person, weitere Verfügungsberechtigte, Anschrift und E-Mail-Adresse des Vereins, Zweck des Kontos, gewählte Bank, Stand und Verlauf des Antrags. Die Vertretung laut Vereinsregisterauszug, angezeigt ohne Geburtsdaten. Nach der Eröffnung Kontoinhaber, IBAN (verschlüsselt) und BIC oder die E-Mail-Adresse des PayPal-Kontos. Die erstellten Unterlagen (Beschluss, Vorabanfrage, Datenblatt, Vollmacht) und hochgeladene Antworten der Bank. neu Der Grund einer Absage der Bank. Wer Online-Banking, eine Karte oder eine Vollmacht bei der Bank hat (Name, Art, Zeitraum, Notiz; verschlüsselt). neu Unterschrift und Ausweiskopie bei der Kontoeröffnung (freiwillig): entstehen nur im eigenen Browser, werden nicht an das Archiv übertragen und nicht gespeichert; sie stehen nur in den PDF-Dateien, die die Person selbst herunterlädt oder druckt. Jede Ausweiskopie trägt den Vermerk „KOPIE“ und den Zweck; nicht benötigte Angaben können vorher geschwärzt werden (§ 20 Abs. 2 Personalausweisgesetz). Ausweiskopien kommen nie in die Ablage des Archivs. Legt der Vorstand den unterschriebenen Beschluss im Archiv ab, liegt die Unterschrift dort verschlüsselt wie ein eingescanntes Blatt. Beim Wechsel des Vereins oder beim Schließen des Fensters ist alles vergessen. Lädt jemand das Antragsformular einer Bank in den Assistenten, füllt der Browser die Vereinsangaben ein; die Datei verlässt den Browser nicht und wird nicht gespeichert. Angaben zu Personen (zum Beispiel Geburtsdatum oder Steuer-ID) füllt das Archiv nie aus.
Meldungen zu Unterlagen	Was ein Vorstand zu einer Unterlage meldet, mit Grund und Erledigung.
Buchungen neu	Datum, Betrag, Kategorie, Bereich, Umsatzsteuer, Buchungstext, Gegenkonto (Name und IBAN der Gegenseite), Konto oder Kasse, wer gebucht, geändert, freigegeben oder storniert hat. Buchungstext und Gegenkonto verschlüsselt.
Kontoauszüge neu	Hochgeladene Dateien der Bank (CSV, CAMT, MT940) oder von PayPal und die daraus gelesenen Umsätze.
Belege neu	Fotos, PDF und E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) mit den daraus erkannten Angaben (Betrag, Datum, Händler), verschlüsselt unter Dokumente.
Barkassen neu	Kassenbuch, Zählprotokolle (Scheine und Münzen), Kassenstand, Verantwortliche je Kasse.
Zahlungen von und an Mitglieder neu	Beiträge, Rückbuchungen, Erstattungen, Auslagen und Fahrtkosten mit Name, Betrag und, wenn erstattet wird, Bankverbindung. neu Bei einer Beleg-Nachforderung die Mailadresse der Person, die gezahlt hat, und der nachgereichte Beleg.
Lieferanten und Verträge neu	Firma, Ansprechperson, Kontaktdaten, Bankverbindung, Kundennummer, Laufzeiten.
Rechnungen des Vereins neu	Empfänger (Name, Anschrift, freiwillig Mail und USt-IdNr.), Positionen, Beträge, Umsatzsteuer, Fälligkeit, Zahlungen und Mahnungen, wer die Rechnung geschrieben, gestellt, gemahnt oder storniert hat. Empfänger und Positionen verschlüsselt.
Rollen in der Kasse neu	Wer Kassenwart, Kassenprüfer, Steuerberater oder Finanzaufsicht ist, seit wann und bis wann; Vollmachten (wer Onlinebanking, Karte, Kassenschlüssel hat).
Haushalt, Berichte, Prüfung neu	Haushaltsplan, Jahresabschluss, Kassenbericht, Prüfbericht, Fragen der Kassenprüfer und Antworten.
Protokoll der Finanzen neu	Jede Buchung, Änderung, Freigabe und jeder Export mit Person und Zeit. Buchungen sind mit Prüfsummen verkettet, damit spätere Änderungen auffallen.
Anbau und Bestand neu	Erlaubnis, Standorte, Anbau- und Lagerorte mit ihrer Sicherung, Sorten, Herkunft des Vermehrungsmaterials, Durchgänge mit Pflegeprotokoll, Chargen mit Laborwerten, Bestandsbuch in Gramm, Vernichtungen mit Grund und Zeugen, Inventuren und Aufgaben, jeweils mit Person und Zeit. Rollen im Anbau: Name (freiwillig) und E-Mail-Adresse von Anbauverantwortlichen, Helfern, Abgabepersonal und Präventionsbeauftragten, Beginn und Ende.
Schutzzonen-Prüfung in der Karte neu	Für die Schutzzonen-Prüfung schickt das Archiv nur den auf etwa 10 m gerundeten Punkt eines Standorts an einen öffentlichen Dienst von OpenStreetMap. Es gehen keine Angaben zu Personen mit, und die Abfrage kommt vom Server des Archivs, nicht von deinem Gerät. Das Ergebnis wird mit Datum und der E-Mail-Adresse der prüfenden Person gespeichert.
Mitglieder-Einzugsgebiet in der Karte neu	Für das Einzugsgebiet eines Vereins zählt das Archiv, wie viele Mitglieder in welchem Postleitzahlbereich wohnen. Genutzt wird nur die Postleitzahl, keine Namen, Straßen oder Hausnummern. Gezeigt werden nur Bereiche ab fünf Mitgliedern, kleinere werden zusammengefasst. Sehen dürfen das der Vorstand des Vereins, die zuständige Bereichsleitung und der Admin. Die Zählung wird nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf neu berechnet.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Verarbeitung	Zweck	Rechtsgrundlage
Aufzeichnung und Protokollierung von Sitzungen	Dokumentation der Vereinsarbeit, Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f, sowie Einwilligung durch die vorab angekündigte Teilnahme, Art. 6 Abs. 1 a
Verwaltung von Zugängen der Funktionsträger	Betrieb der Anwendung, Zugriffskontrolle	Berechtigtes Interesse und Durchführung der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 b und f
Verwaltung von Kennzahlen und Unterlagen	Steuerung und Aufsicht der Vereine	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Zugriffsprotokollierung	Schutz der Daten, Nachweisbarkeit bei Missbrauchsverdacht	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Unkenntlichmachung von Namen auf Widerspruch	Umsetzung des Widerspruchs- und Löschungsrechts, ohne die übrige Aufnahme zu entfernen	Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 c i. V. m. Art. 17, 21 DSGVO
Anträge auf Finanzeinsicht	Wahrnehmung des Auskunfts- und Rechenschaftsanspruchs des Vereins gegenüber dem Dachverband, Versand und Nachweis	Durchführung des Vertrags- und Mitgliedschaftsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 b, sowie berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Unterlagenpaket zur Beitragsordnung neu	Abstimmung der Beitragsordnung und einer Finanzierung mit dem Dachverband, Versand und Nachweis	Durchführung des Vertrags- und Mitgliedschaftsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 b, sowie berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Erinnerungen per Mail	Hinweis auf einen fertigen, noch nicht verschickten Antrag und auf den jährlichen Anspruch	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Vereinsdialog	Betreuung der Vereine, Überblick über ihren Stand und offene Punkte	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Zustimmung zur Bereichsleitungs-Einsicht	Transparente, jederzeit widerrufliche Freigabe der Vereinsdaten für die zuständige Bereichsleitung	Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 a DSGVO
Mitgliederverwaltung	Führung der Mitgliedschaft im Zweigverein oder in der Community (Mitglieder ohne Zweigverein), Kontakt des Vorstands zu seinen Mitgliedern	Durchführung der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 b
Versand der Rundmails über das Postfach des Vereins neu	Zustellung der Vereinsmitteilungen vom Verein selbst	Art. 6 Abs. 1 b und f
Pflichtmitteilungen	Satzungsgemäße Ladung, etwa zur Mitgliederversammlung, und ihr Nachweis	Art. 6 Abs. 1 b und c (Satzung, § 32 BGB)
Weitere Rundmails des Vereins	Information der Mitglieder über Termine und Vereinsleben	Art. 6 Abs. 1 b, hilfsweise f; Abmeldung jederzeit über den Link in jeder Mail
Lesebestätigung, Terminanmeldung, Umfrage	Planung von Terminen, Rückmeldung an den Vorstand	Durchführung der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 b; die Angaben selbst sind freiwillig
Glückwunsch zum Vereinsjubiläum	Pflege der Mitgliederbindung	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f; Widerspruch jederzeit über „Keine Rundmails mehr bekommen“
Nachweis der Zugriffe auf Mitgliederdaten	Schutz der Mitgliederdaten, Nachweis bei Missbrauchsverdacht	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Finanzangaben je Mitglied	Beitragsverwaltung des Vereins, Klärung offener Beträge mit dem Mitglied	Durchführung der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 b
Rechnungen und Mahnungen des Vereins neu	Abrechnung von Leistungen des Vereins, Überwachung des Zahlungseingangs, Mahnung	Art. 6 Abs. 1 b und c
Prüfung auf Doppelmitgliedschaft	Sicherstellen, dass niemand in mehr als einer Anbauvereinigung Mitglied ist	Rechtliche Verpflichtung nach dem Konsumcannabisgesetz, Art. 6 Abs. 1 c; hilfsweise berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Austritte	Führung der Mitgliedschaft, Berechnung des Endes nach Satzung	Durchführung der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 b
Datenauskunft und Löschanträge	Erfüllung der Rechte der Mitglieder	Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 c i. V. m. Art. 15, 17 DSGVO
Vereinskonto	Eröffnung und Führung eines eigenen Kontos des Zweigvereins	Berechtigtes Interesse des Vereins an einem eigenen Konto, Art. 6 Abs. 1 f; für die Angaben zur Vertretung auch Art. 6 Abs. 1 c (Nachweis gegenüber der Bank nach dem Geldwäschegesetz)
Aufbewahrungsfristen der Unterlagen	Löschung nicht mehr benötigter Unterlagen, Aufbewahrung von Belegen	Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 c (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung)
Buchführung, Belege, Kassenbuch, Aufbewahrung neu	Ordnungsgemäße Buchführung und Rechenschaft des Vorstands	Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 c, mit § 27 Abs. 3, §§ 259, 666 BGB und §§ 140 bis 147 AO
Beiträge, Rückbuchungen, Lastschrift, Mahnungen neu	Durchführung der Mitgliedschaft	Art. 6 Abs. 1 b
Auslagen, Fahrtkosten, Vorschüsse neu	Erstattung an die Person, die für den Verein bezahlt hat	Art. 6 Abs. 1 b
Lieferanten, Bestellungen, Verträge neu	Abwicklung der Verträge des Vereins	Art. 6 Abs. 1 b und f
Kassenprüfung, Jahresabschluss, Bericht an den Dachverband neu	Prüfung und Entlastung, Berichtspflicht nach § 4 der Satzung	Art. 6 Abs. 1 c und f
Vertretung des Kassenwarts, Notfallzugang neu	Weiterführen der Kasse, wenn der Kassenwart ausfällt; Einsicht in die Bücher, wenn kein Vorstand erreichbar ist	Art. 6 Abs. 1 c und f
Zugang Steuerberater neu	Steuererklärungen und Voranmeldungen des Vereins	Art. 6 Abs. 1 c und f
Erinnerungen an Fristen der Finanzen neu	Vorstand und Kassenwart bekommen auf Wunsch Erinnerungen an Fristen (Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresmeldung, Mitgliederversammlung, Kassenprüfung) per Mail. Jede Person schaltet sie für sich ein und aus.	Art. 6 Abs. 1 c und f
Vier-Augen-Freigabe, Protokoll, Prüfsummen neu	Schutz vor Fehlern und Missbrauch, Nachweis gegenüber Prüfern	Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f
Anbau- und Bestandsbuch, Vernichtung, Inventur neu	Nachweis des Anbaus, des Bestands und der Vernichtung, Schutz vor Abhandenkommen	Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 c, mit § 26 KCanG
Rollen und Aufgaben im Anbau neu	Organisation des gemeinschaftlichen Anbaus, Zugang zum Bereich Anbau	Art. 6 Abs. 1 b und f

Bei der Aufzeichnung wird zu Beginn jeder Sitzung auf die Aufnahme, ihren Zweck und die Widerspruchsmöglichkeit hingewiesen. Wer der Aufzeichnung seiner Beiträge widerspricht, wird nicht aufgezeichnet oder seine Beiträge werden nachträglich entfernt.

Seit August 2026: Wird der Nennung eines Namens widersprochen, wird er im Wortprotokoll und in der Zusammenfassung unkenntlich gemacht; nur der erste Buchstabe bleibt sichtbar. Die ursprüngliche Fassung wird gesichert, damit die Maßnahme jederzeit rückgängig gemacht werden kann, etwa bei einem Irrtum. Für die Einsicht der Bereichsleitung in die Vereinsdaten wird der Vorstand des jeweiligen Vereins um Zustimmung gebeten. Er kann diese jederzeit widerrufen, die Einsicht erlischt dann unmittelbar.

5. Wer Zugriff hat

Der Zugriff ist nach Rollen streng abgestuft. Die Rolle wird bei jeder Abfrage serverseitig geprüft, allein aus einer eingetragenen und bestätigten E-Mail-Adresse.

Rolle	Zugriff
Mitglieder	Nur der öffentliche Teil, ohne Anmeldung.
Ansprechpersonen	Die Sitzungsebenen, keine Kennzahlen, keine Unterlagen.
Vorstände	Zusätzlich Kennzahlen und Unterlagen des eigenen Vereins.
Bereichsleitungen	Wie Vorstände, begrenzt auf die zugeordneten Vereine und nur, solange der Vorstand des jeweiligen Vereins dem nicht widersprochen hat.
Mitarbeitende des Dachverbands	Angestellte des Dachverbands. Zugriff auf alle Vereine, im Umfang der Rechte, die jeder Person einzeln vergeben werden.
Verwaltung, Admins	Vollzugriff, zwei Personen.

Anträge auf Finanzeinsicht enthalten die private Wohnanschrift der antragstellenden Person. Sie sind deshalb enger gefasst: sichtbar für den Vorstand des eigenen Vereins, die Verwaltung und die Mitarbeitenden des Dachverbands mit dem Recht auf Unterlagen.

Mitgliederdaten: Der Vorstand sieht nur die Mitglieder seines eigenen Vereins, mit Grund- und Mitgliedschaftsdaten: Kontakt, Beitrag, Zahlungsart, Guthaben, offene Rechnungen, Abo, Angaben aus TerpTrain, Notizen und den Status des SEPA-Mandats. Dazu Rechnungen, Zahlungen, Rückbuchungen, offene Beträge und Token-Guthaben seiner Mitglieder, auch als Kontoauszug zum Herunterladen. Bankverbindung, Support- und Moderationsdaten sieht weiter nur die Verwaltung oder wer sie einzeln freigegeben bekommt. Bereichsleitungen sehen die Mitglieder der ihnen zugeordneten Vereine, die Verwaltung sieht alle. Mitglieder, die keinem Zweigverein zugeordnet sind oder deren Mitgliedschaft unbestätigt und nicht aktiv ist (Community), sieht nur die Verwaltung und Mitarbeitende des Dachverbands mit Bereichsleitungs-Rechten. Wer Rundmails vor dem Versand freigibt, sieht die Rundmail, aber keine Mitgliederdaten. Bei Rückmeldungen sieht der Vorstand Namen nur bei Terminanmeldungen und Umfragen, Lesebestätigungen nur als Zahl.

Die Vorstände der Zweigvereine sind über ihre Ehrenamtsverträge mit dem Dachverband zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Mitgliederdaten nur für die Arbeit im Verein nutzen.

Doppelmitgliedschaften: Findet das Archiv ein eigenes Mitglied, das auch in einem anderen Zweigverein geführt wird, sieht der Vorstand nur, dass es einen Treffer gibt, ob er über Name und Geburtsdatum oder über die E-Mail-Adresse entstand und ob die andere Mitgliedschaft aktiv ist. Den anderen Verein und die dortigen Angaben sieht er nicht. Die Verwaltung sieht beide Seiten.

Vereinskonto: Den Antrag sieht und bearbeitet der Vorstand des Vereins. Die volle IBAN sehen nur der Vorstand des Vereins und die Verwaltung. Verwaltung und Bereichsleitung sehen in einer Übersicht je Verein nur den Stand (zum Beispiel „angefragt“, „eröffnet“), die Bank und ob ein Registerauszug vorliegt.

Datenauskunft und Löschanträge: Eine Auskunft für ein Mitglied erstellen Vorstand, Bereichsleitung und Verwaltung. Löschanträge nehmen sie entgegen; ausgeführt werden sie nur von der Verwaltung.

Anbau und Bestand: neu Jeder Verein sieht nur seinen eigenen Anbau. Vorstand und Anbauverantwortliche sehen und buchen alles; Helfer sehen nur die Durchgänge und ihre Aufgaben; Abgabepersonal sieht nur die zur Abgabe freigegebenen Chargen; Präventionsbeauftragte sehen keine Mengen. Teilen sich Vereine einen Standort, sehen sie nur die gemeinsamen Hallen, nicht die Bücher der anderen. Bereichsleitung, Dachverband und Verwaltung sehen nur lesend. Daten von Mitgliedern gibt es in diesem Bereich noch nicht.

Finanzen: neu Jeder Zweigverein sieht nur seine eigenen Finanzen.

• Der Vorstand sieht alles seines Vereins. Ausgaben ab einem Grenzbetrag gibt eine zweite Person frei, ein weiterer Vorstand oder der Kassenwart, nie wer selbst beantragt oder gebucht hat (Vier-Augen-Prinzip). Wer das sein darf, legt der Vorstand fest.
• Der Kassenwart bucht, lädt Belege und Kontoauszüge hoch und bereitet Rechnungen und Mahnungen vor. Bis ein Kassenwart gewählt ist, führt der Vorstand die Kasse.
• Die Kassenprüfer werden von der Mitgliederversammlung gewählt und sehen für ihre Amtszeit alles nur lesend.
• Ein Steuerberater bekommt vom Vorstand einen befristeten Zugang nur zu Export und Belegen seines Vereins.
• Fällt der Kassenwart aus, kann der Vorstand eine Vertretung für höchstens 90 Tage eintragen. Sie bucht wie der Kassenwart; ihr Zugang endet von selbst. neu
• Fehlt zu einer Auslage oder Zahlung der Beleg, kann der Kassenwart der Person, die gezahlt hat, eine Mail mit einem persönlichen Link schicken. Über den Link lädt sie nur diesen einen Beleg hoch. Der Link gilt 14 Tage und nur einmal. Verarbeitet werden die Mailadresse und der hochgeladene Beleg. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b und c. neu
• Ist kein Vorstand des Vereins erreichbar, kann die Verwaltung die Finanzen des Vereins für 14 Tage nur lesend öffnen. Der Grund ist Pflicht; alle Vorstände und der Kassenwart bekommen sofort eine Mail, jede Ansicht der Buchungen wird festgehalten, und der Vorstand kann den Zugang jederzeit beenden. neu
• Bereichsleitung und Dachverband sehen nur Zahlen (Kontostände, Summen, Haushalts-Ampel, offene Pflichten). Einzelbuchungen sehen sie nur, wenn der Vorstand des Zweigvereins zustimmt; die Zustimmung lässt sich jederzeit zurücknehmen.

Vereinskonto, Freischaltung: neu Ein Konto lässt sich erst beantragen, wenn die Kontoart für den Verein freigeschaltet ist. Die Anfrage mit Name und Begründung sehen die zuständige Bereichsleitung und die Verwaltung; beide Seiten bekommen eine Mail. Anfragen und Entscheidungen bleiben als Verlauf beim Verein stehen.

Vereinskonto, Zugänge und Erfahrungen: neu Wer Zugang zum Konto hat, sehen nur Vorstand und Kassenwart des Vereins. Zusagen, Absagen und Absagegründe der Banken gehen ohne Vereinsnamen in eine Auswertung je Bank ein, die alle Vorstände sehen, erst ab drei Anträgen je Bank. Steht ein Antrag länger still, kann die Verwaltung die Vorstände des Vereins per Mail erinnern. Nach einer Vorstandswahl in einer Versammlung bekommen die Vorstände eine Mail, dass die Bank informiert werden muss.

Vor der Veröffentlichung einer Sitzung im Mitgliederbereich prüft ein Mensch die Zusammenfassung und gibt sie frei. Eine automatische Veröffentlichung ohne Prüfung findet nicht statt.

6. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Zur Bereitstellung des Vereinsarchivs werden folgende Dienstleister eingesetzt. Mit ihnen bestehen die erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Dienstleister	Aufgabe	Ort der Verarbeitung
Supabase	Datenbank und Dateiablage; außerdem die Versanddienste und das Ver- und Entschlüsseln der Unterlagen	Vereinigtes Königreich, Angemessenheitsbeschluss der EU
Cloudflare	Zugangsschutz und Auslieferung des Vorstandsbereichs	EU und weltweites Netz
IONOS	Postfächer des Vereins und Versand der Mails des Archivs (Anträge, Kopien, Erinnerungen, Einladungen, Erinnerungen an Fristen der Finanzen neu, Unterlagenpaket zur Beitragsordnung neu, Mitteilung über einen Notfallzugang zu den Finanzen); außerdem Rundmails, Erinnerungen und Glückwünsche der Vereine an ihre Mitglieder. Absender ist der Verein, Antworten gehen an den Vorstand.	Deutschland

Anträge auf Finanzeinsicht gehen per Mail an den Vorstand des Dachverbands, eine Kopie an die Adresse des Vereins.

neu Das Unterlagenpaket zur Beitragsordnung geht per Mail an den Vorstand des Dachverbands, eine Kopie an die Adresse des Vereins. Versandt wird über das Postfach des Dachverbands. Das Paket enthält die Zahlen des Vereins und keine Mitgliederdaten.

Herkunft der Mitgliederdaten (Art. 14 DSGVO): Die Mitgliederdaten im Archiv stammen aus dem Mitgliederportal TerpTrain, das der Dachverband selbst betreibt und in das die Mitglieder ihre Daten bei der Anmeldung eintragen. Übernommen werden die Angaben aus Abschnitt 3. Sie werden regelmäßig, in der Regel wöchentlich, abgeglichen. Für den technischen Betrieb des Portals bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Banken: Unterlagen für die Kontoeröffnung gibt der Vorstand des Zweigvereins selbst an die von ihm gewählte Bank weiter. Das Archiv übermittelt nichts an Banken.

Steuerberater: neu Gibt der Vorstand einem Steuerberater Zugang, verarbeitet dieser die Daten in eigener Verantwortung nach seinem Berufsrecht.

Banken und Finanzverwaltung: neu Das Archiv bekommt keine Zugangsdaten zum Onlinebanking. Kontoauszüge lädt der Verein selbst als Datei hoch; Überweisungs- und Lastschriftdateien lädt er selbst in sein Onlinebanking.

Der Ort der Datenbank liegt im Vereinigten Königreich. Die Übermittlung dorthin ist zulässig, weil die Europäische Kommission mit ihrem Angemessenheitsbeschluss vom Dezember 2025, gültig bis Dezember 2031, ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat.

7. Speicherdauer

Aufnahmen, Protokolle, Kennzahlen und das Zugriffsprotokoll werden dauerhaft aufbewahrt. Das Vereinsarchiv ist nach Abstimmung unter den Vorständen als dauerhaftes Archiv angelegt. Bei Auflösung des Vereins werden sämtliche Daten entsprechend der dann geltenden gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Ausgenommen: Anträge auf Finanzeinsicht mit den abgelegten PDFs und den Erinnerungen dazu sowie die Daten aus dem Vereinsdialog werden zehn Jahre nach ihrer Erstellung automatisch gelöscht. 30 Tage vorher benachrichtigt das Archiv per Mail, bei Anträgen auch den Vorstand des Vereins, der den Antrag bis dahin herunterladen kann.

neu Das Unterlagenpaket zur Beitragsordnung liegt als PDF unter Dokumente und unterliegt damit den Speicherfristen für Unterlagen, nicht den zehn Jahren der Anträge auf Finanzeinsicht.

Versammlungen der Zweigvereine: Nachmeldungen, Zugangsanträge, Mails, Angaben zu den Stimmlinks sowie E-Mail-Adressen und Mitgliedsnummern auf der Stimmrechtsliste werden 30 Tage nach der Freigabe des Protokolls automatisch gelöscht, ohne Freigabe ein Jahr nach dem Versammlungstag. Namen, Anwesenheit und Ergebnisse bleiben als Teil des Protokolls.

Mitgliederdaten: Sie werden während der Mitgliedschaft gespeichert. Danach wird automatisch gekürzt und gelöscht: 3 Jahre nach dem Austritt bleiben nur Mitgliedsnummer, Name, Eintritt, Austritt und Status. Zahlungsdaten werden 10 Jahre nach dem Austritt gelöscht, Nachrichten an den Vorstand nach 3 Jahren, die Änderungsgeschichte einer Akte nach 12 Monaten. Rundmails werden 3 Jahre nach dem Versand gelöscht, zusammen mit Empfängerliste, Versandstatus, Lesebestätigungen, Terminanmeldungen und Umfrageantworten; nie verschickte Entwürfe 3 Jahre nach dem Anlegen. Der Vermerk über einen Glückwunsch zum Vereinsjubiläum wird nach 3 Jahren gelöscht.

• Rundmails, die nicht verschickt wurden, liegen nach dem Löschen 30 Tage im Papierkorb und werden dann endgültig gelöscht.
• Unterlagen über Personen werden 3 Jahre, Belege 10 Jahre aufbewahrt. Danach werden sie zur Prüfung vorgemerkt und gelöscht, wenn nichts dagegen spricht.
• Vereinskonto: Bei einem eröffneten Konto bleiben Antrag und Kontodaten bis 10 Jahre nach der Schließung des Kontos gespeichert. Abgesagte oder abgebrochene Anträge werden 3 Jahre nach dem letzten Schritt gelöscht. neu Namen in der Liste der Zugänge zum Konto werden ein Jahr nach dem Ende des Zugangs gelöscht, spätestens ein Jahr nach der Schließung des Kontos.
• Prüfwerte für Doppelmitgliedschaften werden mit der Akte gekürzt, also 3 Jahre nach dem Austritt gelöscht.
• Löschanträge und der Nachweis ihrer Erledigung werden 3 Jahre aufbewahrt.
• Finanzen: Bücher, Jahresabschlüsse, Kassenberichte und Verfahrensdokumentation 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres. neu
• Finanzen: Buchungsbelege und Kontoauszüge 8 Jahre nach Ende des Kalenderjahres. neu
• Finanzen: Geschäftsbriefe und Mahnungen 6 Jahre; gestellte Rechnungen des Vereins als Buchungsbelege 8 Jahre nach Ende des Kalenderjahres. neu
• Anbau und Bestand: Aufzeichnungen nach § 26 KCanG 5 Jahre; Rollen im Anbau 5 Jahre nach ihrem Ende. neu
• Finanzen: das Protokoll der Buchungen so lange wie die Buchung selbst. neu
• Finanzen: Vermerke über verschickte Erinnerungen an Fristen (Adresse, Frist, Zeitpunkt) ein Jahr. neu
• Finanzen: Mailadressen aus der Beleg-Nachforderung 30 Tage nach dem Ende des Links; der nachgereichte Beleg wie alle Buchungsbelege. neu
• Vereinskonto: Bis „Speichern und weiter“ merkt sich der Assistent die Angaben eines angefangenen Antrags (Namen, Anschrift, Mailadresse, Steuernummer, weitere Vorstände und Bevollmächtigte) im Browser dieses Geräts, höchstens 30 Tage. Nach dem Speichern oder mit „Neu beginnen“ werden sie dort entfernt. neu
• Finanzen: Zugänge von Steuerberatern und Kassenprüfern enden mit der eingetragenen Frist oder Amtszeit; der Eintrag, wer Zugang hatte, bleibt mit den Büchern. Das gilt auch für Vertretungen und Notfallzugänge. Nach Ablauf der Fristen schlägt das Archiv die Löschung vor; gelöscht wird erst nach Prüfung, damit laufende Prüfungen oder Verfahren nichts verlieren. neu

8. Sicherheit der Verarbeitung

Die Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt, insbesondere:

• Zeilenbasierte Zugriffskontrolle in der Datenbank auf allen schützenswerten Tabellen.
• Verschlüsselte Speicherung der Vereinskennzahlen.
• Getrennte Ablagen für öffentliche und interne Dateien.
• Zwei voneinander unabhängige Zugangshürden für den internen Bereich.
• Automatische Abmeldung nach 24 Stunden ohne Nutzung, spätestens nach sieben Tagen.
• Protokollierung aller Zugriffe auf interne Inhalte.
• Unkenntlichmachung von Namen ist umkehrbar, das Original bleibt gesichert hinterlegt.
• Die Einsicht der Bereichsleitung in Vereinsdaten ist an die jederzeit widerrufliche Zustimmung des Vorstands gebunden.
• Anträge auf Finanzeinsicht sind enger geschützt als die übrigen Unterlagen.
• Programme und Skripte lassen sich nicht hochladen. HTML-Unterlagen werden abgeschottet angezeigt, ohne Zugriff auf Anmeldung und Datenbank.
• Verschlüsselte Speicherung der Mitgliederdaten, mit getrennten Schlüsseln für Zahlungs- und Supportdaten; die Schlüssel liegen in einem gesonderten Tresor der Datenbank.
• Verschlüsselte Speicherung aller Unterlagen (AES-256) und ihres Suchtextes; ver- und entschlüsselt wird nur auf dem Server, nach Prüfung der Rechte.
• Jeder Zugriff auf Mitgliederdaten wird festgehalten.
• Mitglieder antworten über einen persönlichen Link ohne Konto. Er öffnet nur die eigenen Rundmails und die Nachricht an den eigenen Vorstand. Gespeichert wird erst, wenn das Mitglied selbst tippt; Mailprogramme, die Links vorab öffnen, lösen nichts aus.
• Doppelmitgliedschaften werden über Prüfwerte erkannt, nicht über Klartext.
• Die IBAN eines Vereinskontos wird verschlüsselt gespeichert und vor dem Speichern auf Tippfehler geprüft.
• Aus dem Vereinsregisterauszug werden Geburtsdaten vor dem Anzeigen und Drucken entfernt.
• Unterlagen, die das Archiv selbst erstellt (Protokolle, Einladungen, Rundmails, Anträge), werden wie alle Unterlagen verschlüsselt abgelegt. Stimmrechtslisten werden nur als Zusammenfassung ohne Namen abgelegt.
• Finanzen: Buchungstexte, Gegenkonten, IBANs und Belege werden verschlüsselt gespeichert; auswertbar bleiben nur Betrag, Datum und Kategorie. neu
• Finanzen: Monate werden nach der Abstimmung mit dem Kontoauszug festgeschrieben. Danach lässt sich nichts mehr ändern, nur stornieren und neu buchen, mit Grund. neu
• Finanzen: Jede Buchung trägt eine Prüfsumme, die mit der vorherigen verkettet ist. neu
• Finanzen: Ausgaben ab dem Grenzbetrag brauchen die Freigabe oder Bestätigung einer zweiten Person (weiterer Vorstand oder Kassenwart). Ein höherer Grenzbetrag gilt erst, wenn eine zweite Person zustimmt. neu
• Finanzen: Die Texterkennung der Belege läuft auf dem Gerät des Kassenwarts im Browser; Belege verlassen das Archiv dafür nicht. neu
• Finanzen: Auf der Handy-Seite für Belege bleiben Foto und Angaben ohne Netz zunächst auf dem Gerät und werden beim nächsten Netz verschlüsselt ins Archiv übertragen und dann vom Gerät gelöscht. neu
• Finanzen: Die IBAN von Mitgliedern aus Kontoauszügen sehen vollständig Vorstand, Kassenwart, Steuerberater und, mit Zustimmung des Vorstands, Bereichsleitung und Dachverband; Kassenprüfer und Finanzaufsicht nur die letzten vier Stellen. neu
• Karte: Die Heatmap der Mitgliederverteilung nach Wohnort zeigt ausschließlich Summen je Postleitzahlgebiet, erst ab fünf Mitgliedern je Gebiet (kleinere Gebiete werden zusammengefasst oder nicht gezeigt), gerechnet in der Datenbank. Sie ist nur für Bereichsleitung, Dachverband und Admin sichtbar; die Bereichsleitung sieht nur die Mitglieder ihrer Vereine. neu
• Regelmäßige Sicherung der Daten.

9. Deine Rechte

Als betroffene Person hast du im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft darüber, welche Daten über dich verarbeitet werden.
• Berichtigung unrichtiger Daten. Für Protokolle gibt es dafür eine eigene Korrekturfunktion.
• Löschung, etwa das Entfernen einzelner Beiträge oder ganzer Aufnahmen.
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, insbesondere gegen die Aufzeichnung deiner Beiträge; dein Name wird dann in bestehenden Aufnahmen unkenntlich gemacht.
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an den Verantwortlichen. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

10. Besonderer Hinweis zur Aufzeichnung

Die empfindlichste Stelle, ehrlich benannt: Aus einem gesprochenen Beitrag wird ein dauerhaft durchsuchbarer, einer Person zugeordneter Text. In Protokollen können daher Namen mit Aussagen verbunden sein. Der öffentliche Teil ist für alle Mitglieder zugänglich. Überlege dir, ob dein Beitrag in dieser Form festgehalten werden soll, und sage es, wenn nicht. Der Verein prüft vor jeder Veröffentlichung, ob besonders schützenswerte Angaben enthalten sind, kann dabei aber nicht jeden Einzelfall kennen. Deine Rückmeldung hilft.

11. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils im Vereinsarchiv veröffentlichte Fassung.

Stand: 6. Oktober 2026, Finanzverwaltung. Neu gegenüber der Fassung vom 6. Oktober 2026 (Vereinskonto): Finanzverwaltung der Zweigvereine (Abschnitte 2 bis 8) und Freischaltung des Vereinskontos (5). Neue Punkte sind mit „neu“ gekennzeichnet.

Die Fassung vom 6. Oktober 2026 (Vereinskonto) hatte gegenüber der Fassung vom 3. Oktober 2026 ergänzt: Finanzangaben je Mitglied für Vorstände (Abschnitte 3 bis 5), Doppelmitgliedschaften, Austritte, Datenauskunft und Löschanträge (3 bis 8), Vereinskonto beantragen (2 bis 8), Aufbewahrungsfristen der Unterlagen und Papierkorb für Rundmails (7, 8).

Die Fassung vom 3. Oktober 2026 hatte gegenüber der Fassung vom 21. September 2026 ergänzt: Mitgliederverwaltung mit Rundmails, Rückmeldungen und Nachrichten der Mitglieder (Abschnitte 2 bis 8), Glückwunsch zum Vereinsjubiläum (3, 4, 7), Herkunft der Mitgliederdaten aus TerpTrain (6) und Verschlüsselung der Unterlagen (8). Am selben Tag ergänzt: welche Angaben Vorstände sehen, wer zur Community zählt (5) und der wöchentliche Abgleich (6).

Die Fassung vom 21. September 2026 hatte gegenüber der Fassung vom 17. August 2026 ergänzt: Anträge auf Finanzeinsicht (Abschnitte 2 bis 8), Vereinsdialog (2, 3, 4, 7), Mitarbeitende des Dachverbands (5), Unterschriften und weitere Dateiformate bei Unterlagen (3, 8), IONOS als Dienstleister (6) und die Speicherdauer von zehn Jahren (7).

Die Fassung vom 17. August 2026 wurde aus der bisherigen, gemeinsamen Datenschutzerklärung vom 22. Juli 2026 herausgelöst und gilt nur für den Vorstandsbereich; der öffentliche Teil erhält eine eigene Fassung. Sie hat die Unkenntlichmachung von Namen auf Widerspruch und die Zustimmung des Vorstands zur Einsicht der Bereichsleitung ergänzt.